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Definition - Was bedeutet E-Mail-Aufbewahrung?
Unter E-Mail-Aufbewahrung versteht man die Aufbewahrung von Instant Messaging-Aufzeichnungen und E-Mails in einer Organisation, die auf den Richtlinien der betreffenden Organisation basiert. Die E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie wird in Übereinstimmung mit industriellen, behördlichen oder geschäftlichen Richtlinien erstellt. Die Aufbewahrung von E-Mails und die diesbezüglichen Richtlinien sind in einer Organisation für rechtliche Belange, Vorschriften und für das Wissensmanagement erforderlich.
Techopedia erklärt die Aufbewahrung von E-Mails
Die Aufbewahrung von E-Mails unterscheidet sich von der Archivierung von E-Mails. Während die Archivierung es Geschäftsbenutzern ermöglicht, E-Mails und Sofortnachrichten auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, bestimmt die E-Mail-Aufbewahrung, wie lange ein E-Mail- oder Sofortnachrichteneintrag aufbewahrt werden soll, bevor er automatisch gelöscht wird. Eine längere Aufbewahrung von E-Mails erhöht das Sicherheitsrisiko, dass ein nicht autorisierter Benutzer Zugriff auf Unternehmensgeheimnisse oder vertrauliches Material erhält. Eine kürzere E-Mail-Aufbewahrung würde zur Beseitigung dieser Probleme beitragen und ist einfacher und kostengünstiger zu implementieren. Dies würde jedoch die Führungskräfte und langjährigen Mitarbeiter kosten, die möglicherweise alte E-Mail- und Nachrichtenaufzeichnungen benötigen, um frühere Organisations- oder Abteilungsentscheidungen zu speichern oder auszuwerten. Es ist daher wichtig, eine für die Organisation einheitliche und konsistente E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie zu haben, die den besten Aufbewahrungszeitraum bietet. Die beste Vorgehensweise besteht darin, die E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien und -Löschkriterien basierend auf der Kategorie des E-Mail-Inhalts sowie die Flexibilität festzulegen, um Rechtsstreitigkeiten zeitnah und kostengünstig zu bearbeiten.
E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien unterstützen ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Erstens wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, und es werden die Kosten für die Nichteinhaltung und das Risiko von Sanktionen gesenkt. Zweitens wird die Leistung der IT verbessert, ohne die damit verbundenen Kosten zu erhöhen. Drittens hilft es beim Wissensmanagement, indem es Benutzern Informationen zur Verfügung stellt, um die Innovation, Verbesserung und Produktivität von Unternehmen zu steigern.
