Inhaltsverzeichnis:
- Definition - Was bedeutet Records Management System (RMS)?
- Techopedia erklärt Records Management System (RMS)
Definition - Was bedeutet Records Management System (RMS)?
Records Management System (RMS) ist die Verwaltung von Datensätzen für eine Organisation während des gesamten Lebenszyklus von Datensätzen.
Zu den Tätigkeiten in diesem Management gehört die systematische und effiziente Kontrolle der Erstellung, Pflege und Vernichtung der Aufzeichnungen sowie der damit verbundenen Geschäftsvorfälle. Als Schlüsselkomponente der betrieblichen Effizienz steigert das Datensatzmanagement den Wert der Informationsressourcen des Unternehmens.
Techopedia erklärt Records Management System (RMS)
Das Records Management gehört zu den umfassenderen Aktivitäten eines Unternehmens und ist mit Richtlinien zu Governance, Risiko und Compliance verbunden.
Aktivitäten im Records Management sind:
- Identifizieren der Informationen, die erfasst werden müssen.
- Informationsplanung für die Organisation.
- Durchsetzung von Richtlinien und Praktiken in Bezug auf die Erstellung, Pflege und Entsorgung von Aufzeichnungen
- Erstellung eines Datensatzspeicherplans.
- Klassifizierung, Identifizierung und Speicherung der Aufzeichnungen.
- Koordination der Bereitstellung des internen und externen Zugriffs auf die Aufzeichnungen im Hinblick auf den Datenschutz und die Geschäfts- und Datenvertraulichkeit.
Die Vorteile von Records Management sind:
- Beseitigung redundanter Daten.
- Steigerung der Produktivität und Verantwortlichkeit in der Organisation.
- Reduzierung der Recherche nach den richtigen Informationen. Ressourcen werden vor zeitaufwändigen Recherchen zum Abrufen von Daten gespart.
- Kostengünstige Speicherung von Datensätzen, da keine redundanten Datensätze vorhanden sind. Betriebskosten werden reduziert.
- Die Erstellung von Aufzeichnungen unterliegt den in der Organisation geltenden Normen und Vorschriften. Somit wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt.
- Mit der Datensatzverwaltung können Sie die Erstellung und das Wachstum von Datensätzen steuern.
- Die Verwaltung von Aufzeichnungen bietet die Möglichkeit, neue Technologien für die Aufzeichnung einzuführen.
- Prozessrisiken werden durch das Records Management minimiert.
- Wichtige Informationen können mithilfe der Datensatzverwaltung gut geschützt und gesichert werden.
- Durch die Bereitstellung eines einfachen und besseren Zugriffs auf relevante Aufzeichnungen wird eine bessere Unternehmensführung und Entscheidungsfindung unterstützt.
