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Definition - Was bedeutet Dokumentenmanagement?
Dokumentenverwaltung ist der Prozess des Speicherns, Auffindens, Aktualisierens und Teilens von Daten zum Zweck des Fortschritts des Workflows und der Geschäftsergebnisse. Durch die zentrale Freigabe und Speicherung von Daten auf bestimmten Servern können Unternehmen effizient und effektiv auf Informationen zugreifen und geschützte Daten sichern. Programme und Server werden bei der Dokumentenverwaltung verwendet. Wichtige Metadaten sind zentralisiert und nicht dezentralisiert oder schwer zu lokalisieren.
Techopedia erklärt das Dokumentenmanagement
Durch das Enthalten von Daten auf einem gemeinsam genutzten Server und in gemeinsam genutzten Dateien ermöglicht die Dokumentenverwaltung nur autorisierten Benutzern, Daten zu bereits vorhandenen Daten zu bearbeiten und hinzuzufügen. Außerdem wird sichergestellt, dass Downloads nur von autorisierten Personen durchgeführt werden. Daten können verschlüsselt werden, um ihre Sicherheit zu gewährleisten.
Server, die zum Verwalten von Dokumenten bestimmt sind, können auch integrierte Workflowanwendungen enthalten, um die Aufgabenverwaltung zu maximieren und den gesamten organisatorischen Workflow zu unterstützen. Die automatische Nachverfolgung menschlicher Aufgaben erfolgt während des Dokumentenverwaltungsprozesses. Benutzerdefinierte Workflow-Funktionen können zusammen mit allgemeinen Vorlagenverwendungen erstellt werden, sodass keine wiederholten Dokumenterstellungen erforderlich sind.
