Inhaltsverzeichnis:
- Definition - Was bedeutet Electronic Document Management System (EDMS)?
- Techopedia erklärt das Electronic Document Management System (EDMS)
Definition - Was bedeutet Electronic Document Management System (EDMS)?
Ein Electronic Document Management System (EDMS) ist ein Softwaresystem zum Organisieren und Speichern verschiedener Arten von Dokumenten. Diese Art von System ist eine speziellere Art von Dokumentenverwaltungssystem, eine allgemeinere Art von Speichersystem, mit dessen Hilfe Benutzer Papierdokumente oder digitale Dokumente organisieren und speichern können. EDMS bezieht sich insbesondere auf ein Softwaresystem, das digitale Dokumente anstelle von Papierdokumenten verarbeitet, obwohl diese Systeme in einigen Fällen auch digital gescannte Versionen von Original-Papierdokumenten verarbeiten können.
Ein elektronisches Dokumentenmanagement bietet die Möglichkeit, eine große Menge digitaler Dokumente zentral zu speichern. Viele dieser Systeme enthalten auch Funktionen zum effizienten Abrufen von Dokumenten.
Techopedia erklärt das Electronic Document Management System (EDMS)
Einige Experten weisen darauf hin, dass das elektronische Dokumentenmanagementsystem vieles mit einem Content Management System (CMS) gemeinsam hat. Ein wesentlicher Unterschied besteht jedoch darin, dass die meisten CMS-Systeme eine Vielzahl von Webinhalten von einer zentralen Site aus verarbeiten, während ein Dokumentenverwaltungssystem häufig hauptsächlich für die Archivierung verwendet wird.
Um eine gute Klassifizierung für digitale Dokumente zu gewährleisten, basieren viele elektronische Dokumentenverwaltungssysteme auf einem detaillierten Prozess zur Dokumentenspeicherung, einschließlich bestimmter Elemente, die als Metadaten bezeichnet werden. Die Metadaten eines Dokuments bieten einfachen Zugriff auf wichtige Details, mit deren Hilfe diejenigen, die Archive durchsuchen, anhand von Chronologie, Thema, Stichwörtern oder anderen assoziativen Strategien das finden, was sie benötigen. In vielen Fällen ist die spezifische Dokumentation für die ursprünglichen Speicherprotokolle ein wesentlicher Bestandteil dessen, was ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem für ein Unternehmen oder eine Organisation so wertvoll macht.
