10 Tipps für eine bessere Unterstützung

Für viele Unternehmen ist die IT-Abteilung das Rückgrat und das Nervenzentrum, damit der Informationsfluss im gesamten System reibungslos verläuft. Die IT-Abteilung nimmt eine einzigartige Position in der Unternehmenshierarchie ein. Seine Aufgabe ist nicht unbedingt mit den Hauptaktivitäten des Unternehmens verbunden (in der Tat haben alle Arten von Unternehmen IT-Abteilungen, von Lebensmitteln bis zur Mode), aber es ist nicht unabhängig von den übrigen Abteilungen.

IT-Mitarbeiter sind zwar nicht unbedingt anderen Mitarbeitern untergeordnet, sie behalten jedoch eine Art Kundendienstposition bei. Die Bereitstellung von IT-Support für Mitarbeiter ist eine wichtige Aufgabe für jede IT-Abteilung in einem Unternehmen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern im Unternehmen, ihre Aufgaben effizient auszuführen und die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Wie können sie diesen Job also besser machen? Hier sind 10 Tipps, die jede IT-Abteilung berücksichtigen sollte. (Die Arbeit in der IT hat ihre Nachteile. In zehn Gründen lohnt es sich nicht, der IT-Typ zu sein.)

Habe ein Ticketsystem

Viele große Unternehmen, die ihren Kunden technischen Support bieten, verfügen über ein Ticketsystem, mit dem sie ihre Aufgaben verfolgen und den Fortschritt bei jedem Auftrag verfolgen können. Selbst wenn es sich um ein internes Ticket handelt, kann ein einfaches Ticketsystem die Organisation der Abteilung unterstützen, damit die Techniker nicht aus den Augen verlieren, was zu tun ist. Das Grundlegendste, was ein Ticketsystem haben sollte, ist die Fähigkeit, automatisch mit einer Ticketnummer und einem "Notizen" -Feld zu antworten, damit Techniker wichtige Informationen über den Fortschritt des Tickets aufzeichnen können.

… oder zumindest eine dedizierte E-Mail-Adresse

Einige Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über die Ressourcen (oder möchten), um über ein voll funktionsfähiges Ticketsystem zu verfügen. Eine gute Alternative wäre, eine dedizierte E-Mail-Adresse für Fragen und Support-Probleme einzurichten, mit einem Auto-Responder für neue E-Mails.

Senden Sie weniger E-Mails

Verbringen Sie viel Zeit damit, die richtigen Fragen in einer E-Mail oder Nachricht zu beantworten. Das Problem, das viele IT-Mitarbeiter haben, ist, dass sie häufig Stunden damit verlieren, nur E-Mails zu schreiben oder Nachrichten hin und her zu senden. Wenn sie beispielsweise eine E-Mail mit der Meldung "Ich kann keine E-Mail erhalten" erhalten, senden sie möglicherweise eine schnelle Antwort mit "Welches Gerät verwenden Sie?". Der kann dann eine Antwort von "Mein Laptop" erhalten, auf die er antwortet: "Um welches Betriebssystem handelt es sich?". Das kann buchstäblich den ganzen Tag so weitergehen. Stattdessen sollte sich die IT die Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass sie alle benötigten Informationen in einer E-Mail erhalten, und dann eine Antwort geben. Wenn Sie ein paar Minuten damit verbringen, der Person ausführlich zu antworten, können Sie die endlosen Hin- und Her-Gespräche einschränken.

Geben Sie Informationen zu bekannten Fehlern an

Geben Sie eine Seite mit häufig gestellten Fragen oder bekannten Fehlern an. Die meisten Menschen haben die gleichen Probleme wie andere Benutzer. Indem die IT-Abteilung eine häufig gestellte Frage (FAQ) für alle Personen oder eine Seite mit Informationen zu bekannten Fehlern (und deren Behebung) bereitstellt, kann sie die Anzahl der sich wiederholenden E-Mails oder Nachrichten reduzieren, die sie beantworten müssen - ganz zu schweigen von der Feindseligkeit, ob es sich um Probleme handelt angesprochen werden.

Erstelle ein Forum

Für größere Unternehmen mit einer großen Anwenderbasis kann es sinnvoll sein, ein Forum einzurichten, in dem Personen ihre Probleme oder Bedenken auflisten können. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, aufeinander zu reagieren und sich gegenseitig zu helfen.

Persönlich antworten

Dies scheint einfach - oder sogar logisch - zu sein, aber viele IT-Abteilungen verwenden immer noch "das Team" oder "Ihr Support-Team", um Anfragen zu bearbeiten. Dies ist nicht nur für viele Benutzer ärgerlich, sondern kann auch den Eindruck erwecken, dass die Abteilung versucht, Verantwortlichkeit und Verantwortlichkeit zu vermeiden. Wenn IT-Mitarbeiter auf jede Anfrage persönlich antworten und ihre Namen angeben, haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass die Anfrage bearbeitet wird, und haben die Möglichkeit, jemanden zu finden, der wirklich Hilfe benötigt.

Geben Sie einen Zeitrahmen an

Lassen Sie die Leute wissen, wann ein Problem behoben wird. Auch dies mag vernünftig erscheinen, aber nur wenige Menschen nehmen sich tatsächlich die Zeit, eine Nachricht an die Person zu senden, die um Unterstützung bittet, sobald das Problem behoben ist. Dies ist nicht nur höflich, sondern gibt auch einen Zeitstempel und eine Papierspur, falls andere Probleme auftreten.

Feedback einholen

Jede Abteilung oder Firma möchte wissen, wie es ihnen geht und wie sie ihre Dienstleistungen verbessern können. Nach dem Lösen einer Anfrage ist es eine gute Idee, das Feedback des Mitarbeiters einzuholen. Halten Sie einen Link zu einem Formular bereit oder fragen Sie sie einfach, was sie von dem Service halten.

Dulde keinen Missbrauch

Es ist leicht für die Menschen, frustriert zu werden, besonders für diejenigen, die in Hochdruckjobs arbeiten. In einigen Fällen kann dies bedeuten, dass andere Personen, wie z. B. IT-Mitarbeiter, enttäuscht werden. Während viele Führungskräfte die Mitarbeiter der IT-Abteilung als Untergebene betrachten, bedeutet dies nicht, dass sie Bedienstete sind. IT-Abteilungsleiter und -leiter sollten keinen Missbrauch durch andere Abteilungen tolerieren, insbesondere nicht durch Personen, die Mitarbeiter beschimpfen.

Sei professionell

Da sich die IT-Abteilungen hauptsächlich um interne Angelegenheiten kümmern, ist es einfach, bei der Bearbeitung von Anfragen locker oder gar brüsk zu sein. IT-Mitarbeiter sollten jedoch immer einen professionellen oder sogar freundlichen Ton angeben, wenn sie auf Anfragen reagieren. Eine Höflichkeit kann einen langen Weg gehen.

Dies sind nur einige Tipps, die IT-Abteilungen dabei unterstützen, ihren Unternehmen einen besseren Service zu bieten. Wenn Sie andere Tipps haben, teilen Sie sie bitte @Techopedia.